Gizlilik Politikası

Amaç ve Kapsam

İşbu Gizlilik Politikası, ULAWK Bilişim ve Teknoloji A.Ş. (“Vesika.ai”) tarafından sunulan ürün ve hizmetlerin kullanımı sırasında işlenen kişisel verilerin korunması, işlenmesi, saklanması ve aktarılmasına ilişkin esasları düzenlemektedir.

Vesika.ai; kurumların hukuki belgelerini Microsoft OneDrive entegrasyonu aracılığıyla analiz eden, yapay zekâ destekli bir kurumsal yazılım çözümüdür. Bu politika, kullanıcıların gizlilik haklarını korumak ve veri işleme faaliyetlerinde en yüksek şeffaflık seviyesini sağlamak amacıyla hazırlanmıştır.

Kişisel Verilerin Toplanması ve İşlenmesi

Vesika.ai, kullanıcı kurumun belirlediği yetki sınırları çerçevesinde veri işlemektedir.

Hizmetin sağlanması sırasında aşağıdaki veri türleri işlenebilir:

• Teknik Metadata: Dosya adı, türü, boyutu, oluşturulma/değiştirilme tarihi, erişim izin bilgileri.
• Kullanıcı Kimlik Verileri: Microsoft OneDrive oturumu aracılığıyla sağlanan ad, soyad, e-posta adresi ve kurumsal kimlik bilgileri.
• Kullanım ve Performans Verileri: ?

Hiçbir durumda belgelerin içerikleri Vesika.ai sunucularına aktarılmaz, kopyalanmaz veya analiz amacıyla saklanmaz. Belgelerin tamamı yalnızca kullanıcı kurumun OneDrive ortamında tutulur.

Veri İşleme İlkeleri

Vesika.ai, veri işleme faaliyetlerinde aşağıdaki temel ilkelere bağlı kalır:

• Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygunluk: Veriler yalnızca yasal çerçevede ve kullanıcıların meşru beklentileri doğrultusunda işlenir.
• Şeffaflık: Kullanıcılara hangi verilerin işlendiği, hangi amaçlarla kullanıldığı ve ne kadar süreyle saklandığı açık biçimde bildirilir.
• Veri minimizasyonu: Yalnızca hizmetin sağlanması için gerekli olan en az düzeyde veri işlenir.
• Amaç sınırlılığı: Toplanan veriler, yalnızca belirtilen amaçlar kapsamında kullanılır ve başka bir işleme sürecine tabi tutulmaz.
• Doğruluk ve güncellik: İşlenen verilerin doğru, güncel ve ilgili olması sağlanır.
• Güvenlik ve bütünlük: Tüm veriler, yetkisiz erişim, kayıp veya değişikliğe karşı teknik ve idari tedbirlerle korunur.
• Saklama süresi sınırlılığı: Veriler, yalnızca işleme amacının gerektirdiği süre boyunca muhafaza edilir ve sürenin sonunda güvenli biçimde silinir veya anonimleştirilir.

Veri Saklama Süresi ve İmha Politikası

Metadata düzeyinde işlenen veriler, yalnızca sistemin çalışması için gerekli olan süre boyunca saklanır.

Bu süre en fazla …… gün olup, sürenin bitiminde veriler otomatik olarak sistemden silinir veya anonim hâle getirilir.

Belgelerin kendisi hiçbir aşamada Vesika.ai sunucularında depolanmaz.

Veri Güvenliği Önlemleri

Vesika.ai, kullanıcı verilerinin gizliliğini ve bütünlüğünü korumak amacıyla teknik ve idari tedbirleri eksiksiz uygular:

• Yetkilendirme ve Erişim Kontrolü: Microsoft OAuth 2.0 ve Azure Active Directory üzerinden kimlik doğrulama yapılır.
• Veri Aktarımı Güvenliği: Tüm iletişim trafiği TLS 1.2+ protokolüyle şifrelenir.
• Veri Saklama Güvenliği: Geçici metadata, şifrelenmiş biçimde ve erişim log’ları tutulacak şekilde saklanır.
• Standartlara Uygunluk: Bilgi güvenliği süreçleri TS ISO/IEC 27001 Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi standartlarına uyumludur.
• Erişim Yetki Matrisi: Her kullanıcı, kendi organizasyonu içinde belirlenen rol ve yetkilere göre sisteme erişim sağlar.

Üçüncü Taraf Hizmet Sağlayıcılar

Vesika.ai, hizmet altyapısında yalnızca uluslararası güvenlik standartlarına sahip, KVKK’ya ve GDPR’a uyumlu üçüncü taraf hizmet sağlayıcılarıyla çalışır. Bu kapsamda:

• Microsoft Corporation (OneDrive, Azure) – dosya depolama, kimlik doğrulama, erişim yönetimi ve güvenli bağlantı altyapısının sağlanması amacıyla hizmet vermektedir. ULAWK Bilişim ve Teknoloji A.Ş., Microsoft ile “Kişisel Verilerin Yurt Dışına Aktarılmasında Kullanılacak Standart Sözleşme (Veri Sorumlusundan Veri İşleyene)” hükümleri çerçevesinde çalışmakta olup, Microsoft yalnızca ULAWK’ın talimatları doğrultusunda veri işleyen sıfatıyla hareket eder.
• Azure OpenAI Service – yapay zekâ tabanlı metin analizi ve özetleme teknolojilerini sağlayan altyapı hizmetlerini sunmaktadır. Bu hizmetler yalnızca teknik süreçleri desteklemek amacıyla kullanılmakta olup, içerik veya kişisel veri barındıran dosya içeriği paylaşımı yapılmamaktadır.

Vesika.ai, yalnızca güvenilir, denetlenebilir ve veri koruma mevzuatına tam uyumlu sağlayıcılarla iş birliği yapar.

Kişisel Verilerin Yurt Dışına Aktarımı

Vesika.ai’nin teknolojik altyapısında kullanılan Microsoft Azure ve OpenAI sistemlerinin bir kısmı yurt dışında bulunan veri merkezlerinde barındırılmaktadır.

Bu kapsamda kişisel verilerin yurt dışına aktarımı, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve 10.07.2024 tarihli Resmî Gazete’de yayımlanan “Kişisel Verilerin Yurt Dışına Aktarılmasına İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik” hükümlerine uygun biçimde gerçekleştirilir.

ULAWK Bilişim ve Teknoloji A.Ş., Microsoft Corporation ile imzaladığı “Veri Sorumlusundan Veri İşleyene Standart Sözleşme” uyarınca gerekli teknik ve idari güvenceleri sağlamaktadır.

Bu sözleşme, kişisel verilerin yalnızca hizmet sunumu amacıyla, güvenli ülkelerdeki veri merkezlerine aktarılmasını ve yetkisiz erişim risklerine karşı korunmasını güvence altına alır.

Kullanıcı, Vesika.ai hizmetlerini kullanmakla, bu politikada belirtilen koşullar çerçevesinde verilerinin söz konusu yurt dışı sistemlerde işlenmesine açık rıza göstermiş sayılır.

Veri Sahibinin Hakları

6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) uyarınca kullanıcılar aşağıdaki haklara sahiptir:

• Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Verilerin işlenme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Eksik veya yanlış işlenmiş verilerin düzeltilmesini isteme,
• Verilerin silinmesini veya yok edilmesini talep etme,
• Bu işlemlerin üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilere itiraz etme,
• KVKK madde 11 kapsamındaki diğer haklarını kullanma.

Bu kapsamda yapılacak başvurular, burak@vesika.ai adresine yazılı olarak veya elektronik imzalı biçimde iletilebilir.

Politika Değişiklikleri

Vesika.ai, işbu Gizlilik Politikasını mevzuattaki değişikliklere veya hizmet kapsamındaki güncellemelere paralel olarak revize edebilir.

Güncellenen sürümler www.vesika.ai adresinde yayımlandığı tarihten itibaren yürürlüğe girer.

Kullanıcıların politikayı düzenli aralıklarla incelemeleri tavsiye edilir.

İletişim

Her türlü soru, öneri veya başvuru için:

• ULAWK Bilişim ve Teknoloji A.Ş.
• Adres: Üniversite Mah. Sarıgül Sk. B Blok No: 37/1 İç Kapı No: 28, Avcılar / İstanbul
• Vergi Dairesi: Avcılar / Vergi Kimlik No: 8871274227
• E-posta: burak@vesika.ai

Yükümlülük Reddi

Vesika.ai, kullanıcı kurumların kendi OneDrive hesaplarında bulunan belgelerin içeriklerinden, paylaşım izinlerinden ve güvenlik ayarlarından sorumlu değildir.

Vesika.ai yalnızca kullanıcı kurumun açık yetkilendirmesi çerçevesinde, teknik metadata seviyesinde işlem gerçekleştirir.

Bu politika kapsamında açıklanan veri işleme faaliyetleri dışında hiçbir içerik işlenmez, saklanmaz veya üçüncü taraflara aktarılmaz.